Guia de transporte: quando emitir, tipos de documento e comunicação à AT

Os bens deslocados em território nacional, para serem objeto de transmissão ou de prestação de serviços, estão sujeitos ao Regime de Bens em Circulação, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho. Esse regime exige, acima de tudo, que os bens em circulação sejam acompanhados por um documento de transporte.

A guia de transporte é o documento de transporte mais conhecido, mas o regime permite a emissão de outros documentos, desde que contenham os elementos obrigatórios.

O que são bens em circulação

São bens em circulação os bens deslocados por conta de sujeitos passivos de IVA que se encontrem fora dos:

• locais de produção, fabrico, transformação ou exposição;
• estabelecimentos de venda por grosso;
• estabelecimentos de venda a retalho;
• armazéns de retém.

Além disso, essa movimentação dos bens deve ocorrer por um dos seguintes motivos:

• transmissão onerosa, incluindo a troca;
• transmissão gratuita;
• devolução;
• afetação a uso próprio;
• entrega à experiência ou para fins de demonstração;
• incorporação em prestações de serviços;
• remessa à consignação;
• exposição para venda em mercados e feiras;
• simples transferência.

Nota: consideram-se ainda bens em circulação os bens encontrados em veículos nos atos de descarga ou transbordo, mesmo quando tenham lugar no interior de estabelecimentos comerciais, lojas, armazéns ou recintos fechados que não sejam casa de habitação.

Quando não é obrigatório o documento de transporte

A deslocação dos seguintes bens não precisa de ser acompanhada por documento de transporte:

• Bens de uso pessoal ou doméstico do próprio;
• Bens adquiridos em lojas comerciais (retalhistas) por particulares, com exceção dos materiais de construção, artigos de mobiliário, máquinas elétricas, máquinas ou aparelhos recetores, gravadores ou reprodutores de imagem ou de som, quando transportados em veículos de mercadorias;
• Amostras destinadas a ofertas de pequeno valor ou material de propaganda ou mostruários entregues aos pracistas e viajantes;
• Bens do ativo fixo tangível do remetente (imobilizado);
• Bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas, de aquicultura ou de pecuária resultantes da sua própria produção e os bens que manifestamente se destinem a essa produção, transportados pelo próprio ou por sua conta;
• Veículos automóveis com matrícula definitiva;
• Filmes e material publicitário destinados à exibição e exposição nas salas de espetáculos cinematográficos;
• Taras e embalagens retornáveis;
• Bens a entregar aos respetivos utentes por IPSS;
• Bens recolhidos no âmbito de campanhas de solidariedade social efetuadas por organizações sem fins lucrativos;
• Produtos sujeitos a impostos especiais de consumo;
• Bens resultantes ou necessários à prossecução das atividades desenvolvidas por entidades do setor empresarial local ou do Estado que se dediquem à gestão de sistemas de abastecimento de água, de saneamento ou de resíduos urbanos;
• Resíduos urbanos e hospitalares;
• Bens respeitantes a transações intracomunitárias;
• Bens respeitantes a transações com países ou territórios terceiros quando em circulação em território nacional, sempre que sujeitos a um destino aduaneiro, designadamente os regimes de trânsito e de exportação.

Elementos obrigatórios da guia de transporte e dos documentos equivalentes

A informação que deve constar nas guias de transporte ou noutros documentos de transporte é, acima de tudo, a seguinte:

• Identificação do remetente dos bens e do destinatário ou adquirente – nome (ou firma ou denominação social), domicílio (ou sede) e NIF (se o destinatário ou adquirente for um particular o NIF não é obrigatório);
• Identificação dos bens – designação comercial dos bens e indicação das quantidades;
• Local de carga e de descarga – indicação do local onde os bens são carregados (ou se inicia o transporte) e indicação do local onde os bens são entregues ao destinatário (ou o seu local de destino);
• Data e hora – indicação da data e da hora de início do transporte dos bens.

Nota: o valor unitário dos bens e a matrícula dos veículos, por exemplo, não são elementos obrigatórios.

Documentos que podem servir de documento de transporte

Desde que contenham os elementos obrigatórios, podem ser utilizados como documentos de transporte:

• Guias de transporte;
• Faturas (o que inclui também as notas de devolução);
• Guias de remessa (indicam o envio dos bens);
• Outros documentos equivalentes (por exemplo: guias de movimentação de ativos próprios, guias de consignação ou a própria folha de obra, a qual implica a emissão de uma guia de transporte global).

Nota: a fatura simplificada não serve de documento de transporte, porque não contém os elementos obrigatórios referidos no artigo 36.º do Código do IVA.

Documento de transporte global

Deve ser emitido um documento de transporte global se, no momento da saída dos bens, não se conhece:

• o destinatário dos bens; ou
• os bens a entregar em cada local de destino.

À medida que os bens forem sendo entregues deve ser emitido um documento de transporte próprio (fazendo referência ao documento de transporte global), mesmo que os bens sejam incorporados numa prestação de serviço (neste caso pode ser emitida uma folha de obra).

Vendedores ambulantes e vendedores em feiras e mercados

No caso de bens transportados por vendedores ambulantes e vendedores em feiras e mercados, o documento de transporte pode ser substituído pelas faturas de aquisição desses bens.

Mas apenas se os bens se destinarem à venda a retalho e os vendedores estiverem abrangidos por um dos seguintes regimes de IVA:

• Regime especial de isenção (artigo 53.º do Código do IVA);
• Regime especial dos pequenos retalhistas (artigo 60.º do Código do IVA).

Quem emite o documento de transporte

Cabe ao remetente dos bens emitir os documentos de transporte. Mediante acordo prévio, o remetente pode atribuir essa responsabilidade a terceiros, mas a emissão continua a ser feita em seu nome e por sua conta.

É considerado remetente dos bens:

• quem (pessoa singular ou coletiva) coloca os bens à disposição de um transportador para efetivação do respetivo transporte ou operação de carga;
• o próprio transportador, quando os bens em circulação lhe pertençam;
• quem transportar bens para incorporação numa prestação de serviços por si efetuada.

O transportador, por sua vez, é quem realiza ou se propõe realizar o transporte dos bens em circulação até ao local de destino ou de transbordo.

O remetente dos bens tem de ser sujeito passivo de IVA. Por isso, não são aceites os documentos de transporte se este:

• não tiver dado início de atividade;
• tiver cessado a atividade;
• não tiver enviado, quando obrigado, as declarações periódicas de IVA durante três períodos consecutivos.

Como emitir os documentos de transporte

A emissão dos documentos de transporte pode ser feita por uma das seguintes vias:

• por via eletrónica;
• através de programa informático certificado;
• diretamente no Portal das Finanças;
• em papel (utilizando documentos pré-impressos em tipografia autorizada).

Com exceção da via eletrónica, os documentos processam-se em três exemplares (com uma ou mais séries convenientemente referenciadas):

• um exemplar destina-se ao adquirente ou destinatário e deve acompanhar os bens;
• outro exemplar destina-se a ser recolhido nos atos de fiscalização e deve igualmente acompanhar os bens;
• o último destina-se ao próprio remetente dos bens.

Comunicação dos documentos de transporte à AT

Antes do início do transporte dos bens, é preciso comunicar à AT, por transmissão eletrónica de dados, a informação constante dos documentos de transporte. Na sequência desta comunicação, a AT atribui um código de identificação do documento.

Desde 2023, esse código apenas comprova que a comunicação foi feita. Para o transportador ficar dispensado de levar o documento de transporte em papel, tem de se fazer acompanhar desse código e também do código único de documento (ATCUD) e do código de barras bidimensional (código QR), quando este seja obrigatório.

Nos documentos de transporte emitidos em papel, a comunicação é feita através do serviço telefónico da AT disponibilizado para o efeito e pode ocorrer até ao 5.º dia útil seguinte.

A comunicação à AT não é obrigatória:

• para quem teve, no período de tributação anterior, um volume de negócios igual ou inferior a € 100.000;
• quando o documento de transporte é uma fatura não emitida em papel (a fatura, porém, deve acompanhar os bens em circulação).