Faturas: elementos obrigatórios e outros documentos fiscalmente relevantes

O artigo 36.º do Código do IVA indica os elementos que devem constar obrigatoriamente das faturas, visando o combate à economia informal, à fraude e à evasão fiscal.

A emissão de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes, bem como a sua conservação e arquivo, está regulamentada pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro. Essa regulamentação abrange, principalmente, as obrigações previstas nos artigos 29.º e 52.º do Código do IVA:

• Emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
• Conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte.

O que se considera fatura

O conceito de fatura é amplo. Engloba os documentos emitidos pelos fornecedores, em papel ou em formato eletrónico, que devem conter os elementos obrigatórios referidos nos artigos 36.º ou 40.º do Código do IVA:

• Fatura;
• Fatura simplificada;
• Fatura-recibo.

Inclui também os respetivos documentos retificativos:

• Notas de crédito;
• Notas de débito;
• Guias ou notas de devolução.

Considera-se fatura eletrónica o documento emitido e recebido em formato eletrónico.

Elementos obrigatórios das faturas

Elementos identificativos da operação e das partes envolvidas

Para permitir uma correta identificação das operações em causa e das partes envolvidas, as faturas devem conter os seguintes elementos:

• Data da fatura – corresponde à data de emissão da fatura;
• Número de fatura – cada tipo de documento (fatura, fatura-recibo, …) deve ter uma série de numeração sequencial (progressiva e contínua), que pode ser reiniciada em cada ano civil, desde que este esteja devidamente referenciado. Desde 2023, cada série tem de ser comunicada à AT antes de ser usada, e o código de validação que a AT atribui faz parte do ATCUD;
• Identificação do fornecedor – nome, firma ou denominação social do fornecedor (quem vende ou presta o serviço), bem como o NIF e a sede ou domicílio fiscal;
• Identificação do adquirente – nome, firma ou denominação social do adquirente (cliente), bem como o NIF e a sede ou domicílio fiscal;
• Data da operação – data de colocação dos bens à disposição do adquirente ou da realização dos serviços (ou a data de pagamentos anteriores à realização da operação, se essa data não coincidir com a emissão da fatura).

Nota: os clientes particulares têm direito a adquirir bens e serviços anonimamente, mas se solicitarem a inclusão do NIF na fatura, este torna-se obrigatório.

Elementos identificativos dos bens transacionados e serviços prestados

Os bens ou serviços sujeitos a taxas de IVA diferentes devem estar identificados separadamente, segundo a taxa aplicável:

• Identificação dos bens transmitidos ou dos serviços prestados – denominação usual, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de IVA aplicável (as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução);
• Quantidade – indicação do n.º de bens transacionados ou de serviços prestados por tipo de mercadoria ou serviço;
• Preço – indicação do preço, sem IVA (corresponde ao valor tributável), por tipo de mercadoria ou serviço, assim como de outros elementos incluídos no valor tributável;
• Taxas aplicáveis de imposto (IVA) – indicação da taxa de IVA aplicável a cada tipo de mercadoria ou serviço (se não for aplicável qualquer taxa de IVA, deve ser indicado o motivo justificativo);
• Montante de imposto (IVA) – valor do IVA aplicável (valor tributável * taxa de IVA).

Nota: nas faturas simplificadas o preço pode incluir o imposto, bastando indicar a respetiva taxa de IVA, conforme o artigo 40.º do Código do IVA.

Elementos das faturas processadas através de sistemas informáticos

Nas faturas processadas informaticamente tem de ser o programa ou equipamento informático de faturação a inserir os elementos obrigatórios referidos.

Além disso, o Decreto-Lei n.º 28/2019 determina que as faturas devem conter ainda os seguintes elementos:

• Código de barras bidimensional (código QR);
• Código único de documento (ATCUD).

Como emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes

As faturas e os demais documentos fiscalmente relevantes devem ser emitidos por uma das seguintes formas:

• Programa informático de faturação certificado pela AT;
• Programa informático de faturação disponibilizado no Portal das Finanças (como no caso dos recibos verdes);
• Outros meios eletrónicos (por exemplo: máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas);
• Documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

Pista de auditoria e conservação dos documentos

O Decreto-Lei n.º 28/2019 exige que sejam implementados controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre os documentos emitidos e as transmissões de bens e prestações de serviços. Ou seja, deve ser garantida a veracidade do conteúdo desses documentos, desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo, tendo em conta os seguintes fatores:

• Autenticidade da origem – comprovar a identidade do fornecedor dos bens ou do prestador dos serviços;
• Integridade do conteúdo – não permitir a alteração do conteúdo da fatura e dos demais documentos fiscalmente relevantes;
• Legibilidade – facilidade de leitura do conteúdo.

Outros documentos fiscalmente relevantes

Para além das faturas, existem outros documentos com relevância fiscal, uma vez que podem conter informações úteis sobre as operações efetuadas. Diferenciam-se de acordo com o fim a que se destinam:

• Recibos – documentos de quitação que comprovam o recebimento;
• Documentos de transporte (guias de transporte) – comprovam a deslocação de mercadorias no âmbito do regime dos bens em circulação.

Destacam-se também os documentos que permitem a conferência de mercadorias e de prestações de serviços por parte do cliente:

• Faturas pró-forma;
• Consultas de mesa;
• Notas de encomenda;
• Orçamentos e folhas de obra.