Como emitir o recibo verde no Portal das Finanças

Como emitir o recibo verde?

Para emitir e preencher o recibo verde (Fatura, Recibo ou Fatura-Recibo), em modelo oficial, tem de utilizar obrigatoriamente o Sistema de Emissão de Faturas, Recibos e de Faturas-Recibo, do Portal das Finanças.

Este sistema foi aprovado pela Portaria nº 338/2015, de 08 de outubro. A sua implementação tem o intuito de simplificar e diminuir os custos de cumprimento da obrigação de faturação. Uma vez que, disponibiliza gratuitamente um sistema seguro e de fácil utilização.

Do mesmo modo, também permite a emissão do documento relativo ao ato isolado.

Quem tem de emitir recibo verde?

A designação recibos verdes já não corresponde a nenhum tipo específico de documento, mas continua a ser habitual, sobretudo para os documentos emitidos pelos prestadores de serviços das atividades profissionais constantes da tabela do artigo 151.º do Código do IRS.

Segundo o artigo 115.º do Código do IRS, os titulares de rendimentos empresariais ou profissionais (categoria B), independentemente da atividade exercida, são obrigados a passar fatura, recibo ou fatura-recibo, em modelo oficial, de todas as importâncias recebidas dos seus clientes. Esta obrigação abrange as importâncias recebidas a título de provisão, adiantamento ou reembolso de despesas, e estende-se aos rendimentos de propriedade intelectual, industrial ou de know-how.

Em alternativa, o mesmo artigo permite emitir uma fatura e o respetivo documento de quitação, sem ser em modelo oficial, por cada transmissão de bens, prestação de serviço ou outra operação efetuada, conforme a regra geral de faturação do artigo 29.º do Código do IVA. Nesse caso, em princípio, os documentos têm de ser emitidos através de um programa informático de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

Que documento devo emitir e preencher como recibo verde?

Em primeiro lugar, deve considerar a data da operação e o momento do recebimento, de acordo com os prazos estabelecidos nos artigos 7.º e 36.º do Código do IVA:

• Fatura-Recibo – emite-se na data do recebimento, quando esta coincida com a data de realização da prestação de serviço ou da colocação dos bens à disposição do adquirente (transmissão de bens), ou na data de recebimento de qualquer pagamento antecipado;
• Fatura – emite-se até ao 5.º dia útil seguinte à data de realização da prestação de serviço ou da colocação dos bens à disposição do adquirente, se o cliente não pagar a pronto;
• Recibo – emite-se na data do recebimento, quando não houve pagamento a pronto, e comprova a quitação da respetiva Fatura.

Ou seja, no caso de emitir uma Fatura, terá de emitir o correspondente Recibo no momento do recebimento.

Quem está obrigado a emitir Fatura?

Estão obrigados a emitir fatura, nos termos do artigo 29.º do Código do IVA, os trabalhadores independentes:

• enquadrados no regime normal de IVA;
• enquadrados no regime especial de isenção de IVA do artigo 53.º do Código do IVA, mesmo que estejam no regime simplificado em sede de IRS;
• isentos de IVA ao abrigo do artigo 9.º do Código do IVA.

Assim, deve ser emitida uma Fatura-Recibo se houver pronto pagamento (ou pagamento antecipado), ou uma Fatura se isso não acontecer.

Como preencher a Fatura?

Para que possa emitir uma Fatura (passar fatura), em modelo oficial, tem de preencher os seguintes elementos:

1º Data da operação

Corresponde à data da realização da prestação de serviço ou da colocação dos bens à disposição do adquirente (transmissões de bens), como determina o artigo 7º do Código do IVA (CIVA);

2º Partes intervenientes

Em síntese, abrange os campos que permitem a identificação fiscal do transmitente de bens ou do prestador de serviços (campos pré-preenchidos) e do adquirente. No caso de prestações de serviços de saúde, o adquirente deve ser também referenciado pelo número e respetivo subsistema de saúde;

3º Atividade exercida

Este campo permite selecionar a atividade em que se insere a operação efetuada, o que é muito importante no caso de ter várias atividades;

4º Descrição

Primordialmente, a descrição deve mencionar a quantidade e a denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de IVA aplicável. As embalagens que não sejam efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;

5º Valor base

O valor base corresponde ao valor da operação, ou seja, ao valor da contraprestação a obter sem IVA;

6º Regime de IVA

Permite determinar a taxa de IVA aplicável, de acordo com o regime de IVA e o tipo de operação (artigos 16º e 18º do CIVA):

• 0% (Isento de IVA), se for uma operação que beneficie da isenção prevista no artigo 9º do CIVA ou se o transmitente dos bens ou o prestador de serviços estiver enquadrado no regime especial de isenção previsto no artigo 53º do CIVA, por ter um volume de negócios anual que não ultrapassa € 15.000;
• 6% (taxa reduzida), se for uma operação elencada na Lista I anexa ao CIVA (esta taxa é de 4% nos Açores e na Madeira);
• 13% (taxa intermédia), se for uma operação que consta da Lista II anexa ao CIVA (esta taxa é de 9% nos Açores e de 12% na Madeira);
• 23% (taxa normal), se for uma operação que não conste em nenhuma das listas anteriores (esta taxa é de 16% nos Açores e de 22% na Madeira).

Como preencher o Recibo?

A fim de emitir e preencher um Recibo (passar recibo), em modelo oficial, tem de indicar os seguintes elementos, em complemento da Fatura:

1º Identificação da Fatura

Acima de tudo, a identificação da fatura a que respeita o recebimento é feita através do nº da fatura, do NIF do adquirente e da data de emissão. Todavia, deve ter em conta igualmente o valor total e o valor remanescente;

2º Data de emissão

Corresponde à data de recebimento da operação ou, se anterior, à data em que o valor em causa é colocado à disposição. Pode ser emitido mais do que um recibo por fatura (recebimentos parciais);

3º Observações

Sobretudo, este campo permite completar a informação sobre o recebimento, como por exemplo nas situações de pagamentos parciais;

4º Motivo do recebimento

Indicação se o recebimento é referente ao pagamento de bens ou serviços, a um adiantamento ou a um adiantamento para pagamento de despesas por conta e em nome do cliente;

5º Base de incidência em IRS

Neste campo, deve indicar se o rendimento ilíquido sem IVA (valor da contraprestação) está sujeito a retenção na fonte em sede de IRS, a efetuar pelo cliente. Confirme cada uma das opções no artigo sobre a retenção na fonte dos recibos verdes.

6º Retenção na fonte IRS

No caso de o rendimento estar sujeito a retenção na fonte, mesmo que parcialmente, deve ser assinalada a respetiva taxa. Para tal, consulte o artigo sobre a retenção na fonte dos recibos verdes.

Como preencher a Fatura-Recibo?

Os elementos necessários para emitir e preencher uma Fatura-Recibo (passar fatura-recibo), em modelo oficial, são os mesmos já referidos para preencher a Fatura e o Recibo. Apenas é necessário efetuar pequenos ajustamentos.

Visto que, a Fatura-Recibo permite formalizar de uma só vez a realização da operação (Fatura) e o recebimento (Recibo).

Outras situações contempladas?

De molde a poder emitir e preencher o recibo verde, o sistema do Portal das Finanças contempla ainda as seguintes situações:

• Autoliquidação, quando aplicável, pela aquisição de sucata e resíduos, de serviços de construção civil e de serviços relacionados com a emissão de gases com efeito de estufa (artigo 2º, nº 1, alíneas i), j) e l) do CIVA);
• Autoliquidação pela aquisição dos serviços abrangidos pela regra geral do artigo 6.º, nº 6, alínea a) do CIVA (cujos prestadores não tenham sede em Portugal, nem estabelecimento estável ou domicílio a partir do qual os serviços sejam prestados);
• Regime forfetário dos produtores agrícolas, que é um regime especial previsto no artigo 59º-A do CIVA;
• Isenções nas importações, exportações ou operações relacionadas com regimes suspensivos (respetivamente artigos 13º, 14º e 15º do CIVA);
• Não tributação das quantias pagas em nome e por conta do adquirente dos bens ou do serviço, registadas pelo sujeito passivo em contas de terceiros apropriadas (artigo 16º, nº6, alínea c) do CIVA);
• Regras de localização das operações, nomeadamente quando o adquirente é não residente (artigo 6º do CIVA);
• Imposto de selo, quando aplicável.