Regime simplificado e contabilidade organizada dos trabalhadores independentes

Em sede de IRS, os rendimentos empresariais e profissionais (categoria B) dos trabalhadores independentes são determinados por um de dois regimes, conforme dispõe o artigo 28.º do Código do IRS:

• Regime simplificado, em que o rendimento tributável resulta da aplicação de coeficientes ao rendimento bruto;
• Regime de contabilidade organizada, em que o rendimento tributável é determinado com base na contabilidade.

Quem fica em cada regime

O regime simplificado surgiu em 2001 com o objetivo de ser aplicável às pessoas singulares que exercem atividades de pequena dimensão. Destina-se a quem tem rendimentos da categoria B inferiores ou iguais a € 200.000 por ano, mas não tem carácter obrigatório: é permitida a opção pelo regime de contabilidade organizada.

Segundo o artigo 117.º do Código do IRS, os trabalhadores independentes que não estejam abrangidos pelo regime simplificado são obrigados a dispor de contabilidade organizada que permita o controlo do rendimento apurado. Essa obrigação resulta da lei comercial e fiscal.

O enquadramento no regime de contabilidade organizada pode ocorrer no início da atividade ou em momento posterior.

Regime simplificado

Como o próprio nome indica, o regime simplificado permite determinar o rendimento tributável (lucro da atividade) de uma forma simples e automática. Não tem a pretensão de apurar o lucro real da atividade, como acontece no regime de contabilidade organizada.

Coeficientes aplicados ao rendimento bruto

O rendimento tributável da categoria B (lucro), que é englobado com os restantes rendimentos, obtém-se através da aplicação dos seguintes coeficientes ao rendimento bruto, conforme o artigo 31.º do Código do IRS:

• 0,15 às vendas de mercadorias e produtos e às prestações de serviços efetuadas no âmbito de atividades de restauração e bebidas e de atividades hoteleiras e similares (com exceção do alojamento local na modalidade de moradia ou apartamento);
• 0,75 aos rendimentos das atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º;
• 0,35 aos rendimentos de prestações de serviços não previstos nas alíneas anteriores;
• 0,95 aos rendimentos provenientes de contratos que tenham por objeto a cessão ou utilização temporária da propriedade intelectual, industrial ou know-how, assim como aos rendimentos de capitais, prediais e mais-valias imputáveis à atividade;
• 0,30 aos subsídios ou subvenções não destinados à exploração (o rendimento tributável assim apurado é considerado, em frações iguais, durante cinco exercícios, sendo o primeiro o do recebimento do subsídio);
• 0,10 aos subsídios destinados à exploração e restantes rendimentos da categoria B não previstos nas alíneas anteriores;
• 0,50 aos rendimentos da exploração de estabelecimentos de alojamento local na modalidade de moradia ou apartamento localizados em área de contenção (fora da área de contenção aplica-se o coeficiente geral de 0,35).

Em certas situações, quando o prestador de serviço (ou um seu familiar direto) é ou foi recentemente sócio da sociedade a quem presta serviço, pode ser aplicado um coeficiente igual a 1. Nesse caso, o lucro corresponde à totalidade do rendimento, não sendo considerado qualquer valor para despesas da atividade.

Redução dos coeficientes no início de atividade

Se não exerceu nenhuma atividade nos últimos 5 anos, no ano de início de atividade os coeficientes de 0,75, 0,35 e 0,10 beneficiam de uma redução de 50%, desde que não aufira rendimentos do trabalho dependente (categoria A) ou de pensões (categoria H).

No 2.º ano de atividade esses coeficientes são reduzidos em 25%.

Despesas e encargos efetivamente suportados

A aplicação do coeficiente de 0,75 aos rendimentos das atividades profissionais ou de 0,35 às restantes prestações de serviços está parcialmente condicionada à verificação de despesas e encargos efetivamente suportados.

Ao rendimento tributável que resulta da aplicação destes coeficientes acresce a diferença positiva entre 15% desses rendimentos brutos e o somatório das seguintes importâncias:

• O montante da dedução específica dos rendimentos do trabalho dependente (categoria A), previsto no artigo 25.º do CIRS, ou, se for superior, o das contribuições obrigatórias para a proteção social relacionadas com a atividade;
• As despesas com pessoal, quando comunicadas à AT;
• As rendas de imóveis afetos à atividade, identificadas através do Portal das Finanças (25% desse montante se afetos parcialmente);
• 1,5% do valor patrimonial tributário dos imóveis próprios afetos à atividade, identificados através do Portal das Finanças (4% se afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local). Estes montantes são considerados em 25% se os imóveis estiverem afetos parcialmente;
• As despesas com as aquisições de bens e serviços relacionadas com a atividade que constem do sistema e-fatura (25% se relacionadas parcialmente);
• Importações ou aquisições intracomunitárias de bens e serviços para a atividade.

Entre as despesas com aquisições de bens e serviços relacionadas com a atividade, destacam-se:

• materiais de consumo corrente;
• eletricidade;
• água;
• transportes e comunicações;
• rendas;
• contencioso;
• seguros;
• rendas de locação financeira;
• quotizações para ordens e outras organizações representativas de categorias profissionais respeitantes ao sujeito passivo;
• deslocações, viagens e estadas do sujeito passivo e dos seus empregados.

Regime de contabilidade organizada

No regime de contabilidade organizada, a contabilidade deve:

• Estar organizada de acordo com a normalização contabilística e outras disposições legais em vigor para o respetivo setor de atividade, sem prejuízo da observância das disposições fiscais;
• Refletir todas as operações realizadas pelo sujeito passivo e ser organizada de modo que os resultados das operações e variações patrimoniais possam claramente distinguir-se dos das restantes;
• Estar organizada com recurso a meios informáticos e ter capacidade de exportação do ficheiro SAF-T;
• Assegurar que todos os lançamentos estão apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário;
• Registar as operações cronologicamente, sem emendas ou rasuras, devendo quaisquer erros ser objeto de regularização contabilística logo que descobertos;
• Estar em dia, não sendo permitidos atrasos na sua execução superiores a 90 dias, contados do último dia do mês a que as operações respeitam.

Ou seja, o trabalhador independente deve cumprir as mesmas obrigações contabilísticas exigidas às empresas, que se encontram previstas no artigo 123.º do Código do IRC.

Em Portugal, o atual modelo de normalização contabilística é o Sistema de Normalização Contabilística (SNC), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 158/2009. E a contabilidade deve ser executada por quem tem o título profissional de contabilista certificado, concedido pela Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC).

Vantagens e desvantagens de cada regime

Regime simplificado

A principal vantagem do regime simplificado é evitar os custos inerentes à contabilidade organizada, nomeadamente os honorários do contabilista certificado.

Em contrapartida, o lucro apurado não é o lucro real da atividade e a aplicação dos coeficientes de 0,75 e 0,35 depende, em parte, das despesas e encargos efetivamente suportados. Além disso, se estiver no regime normal de IVA, terá de dispor de contabilidade adequada ao apuramento e fiscalização desse imposto, conforme dispõe o artigo 29.º do Código do IVA.

Contabilidade organizada

Uma contabilidade devidamente organizada deve observar os princípios contabilísticos e ser efetuada com o objetivo de dar informação aos seus utentes, e não apenas para cumprir as imposições fiscais.

Desse modo, fornece informação que melhora as competências e decisões empresariais dos trabalhadores independentes. É um elemento fundamental na análise financeira e de gestão e permite um melhor controlo da evolução da atividade.

Em contrapartida, implica cumprir as mesmas obrigações contabilísticas das empresas e suportar os honorários do contabilista certificado.